CANCILLER

Es un oficio eclesiástico, obligatorio en las diócesis y circunscripciones equiparadas, con la función de cuidar que se redacten, se expidan y se custodien en el archivo las actas de la curia.

Los actos jurídicos necesitan su firma junto a la del ordinario, para la validez.

El canciller debe ser una persona en comunión con la Iglesia y de buena fama.

Tiene por derecho la condición de notario o secretario de la curia. También dirige los archivos oficiales de una diócesis, en los que se conservan todos los documentos que se refieran a las diócesis y las parroquias.

Cuando parezca necesario, puede haber un ayudante del canciller, llamado vicecanciller, con las mismas atribuciones.

El canciller es el principal archivero de actas de una diócesis o eparquía, o su equivalente. El canciller es un notario, por lo que puede certificar documentos oficiales, y con frecuencia tiene otras obligaciones a la discreción del obispo de la diócesis: puede hacerse cargo de algunos aspectos de las finanzas o de administrar al personal vinculado a las oficinas de la diócesis, aunque su autoridad delegada no se extiende a los vicarios del obispo diocesano, como el vicario general, el vicario episcopal o el vicario judicial. Su oficina se encuentra en la "cancillería".

Los vicecancilleres pueden ser nombrados para asistir al canciller en los negocios de la cancillería. 

Por lo general, el canciller es un sacerdote o diácono, aunque en algunas circunstancias un laico puede ser nombrado para el puesto.

En la curia eparquial un canciller es un presbítero o diácono cuya principal obligación es supervisar que los actos de la curia estén organizados como se observa en los archivos de la curia eparquial.

VER: LA CURIA DIOCESANA

DEL CANCILLER Y OTROS NOTARIOS, Y DE LOS ARCHIVOS EN EL DERECHO CANONICO

482 §1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.

§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado vicecanciller.

§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la curia.

483 § 1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma da fe pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los asuntos judiciales, o sólo para los actos referentes a una determinada causa o asunto.

§ 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de un sacerdote, el notario debe ser sacerdote.

484 El oficio de los notarios consiste en:

1 redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se requiera su intervención;

2 recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;

3 mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el registro, y autenticar sus copias declarándolas conformes con el original.

485 El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de su oficio por el Obispo diocesano, pero no por el Administrador diocesano sin el consentimiento del colegio de consultores.

486 § 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias.

§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.

§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura.

487 § 1 El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller deben tener la llave; a nadie se permite entrar en él sin permiso del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

§ 2. Todos los interesados tienen derecho a recibir personalmente o por medio de un procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos por su naturaleza se refieran a su estado personal.

488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco tiempo y con el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

489 § 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados bajo secreto.

§ 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la sentencia definitiva.

490 § 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.

§ 2. Mientras esté vacante la sede no se abrirá el archivo o armario secreto, a no ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano personalmente.

§ 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.

491 § 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.

§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.

§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los § § 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.

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